BAŞARI ÖYKÜLERİ
TOPKİM RAPORLAMA PROJESİ
Türkiye veteriner ilaçları sektörünün öncülerinden Topkim A.Ş, satış verilerinin raporlanması için Nexum Boğaziçi’ni seçti.
Önceki Durum
14 bölge teşkilatı ile Türkiye’nin her yerine üst düzeyde hizmet götürmeyi kendine ilke edinen TOPKİM A.Ş., dağınık yapıdaki satış verilerinin son kullanıcılara tek kaynaktan ve sistemli bir şekilde ulaştıramamaktaydı. Ayrıca bu verilerdeki değişimleri ihtiyaç duyulan her an günlük olarak görmeleri mümkün olmamaktaydı, bu verilere erişim ay sonlarında olabilmekteydi. Bunların yanında her raporlama süreci için büyük ölçüde kaynak kullanılmaktaydı. Ayrıca şirketin satış performansının ölçümünde zorluklar yaşanmaktaydı.
İhtiyaçlar
Topkim, depolara yapılan satışların ve siparişlerin Türkiye’nin dört bir yanından gelerek genel merkezde toplandıktan sonra son kullanıcılara raporlanmasına ihtiyaç duymaktaydı. Bu amaçla hazırlanan proje kapsamında, Topkim içerisinde kullanılan Link muhasebe uygulamasına ve MS SQL Server bazlı saha otomasyon uygulamasına entegre olarak çalışacak, ve satış miktarlarının raporlanmasına ve analizine imkan verecek bir model oluşturulmalıydı.
Kurulacak raporlama sistemiyle şirketin satış performansı ölçülebilmeliydi ve son kullanıcılar, bilgi işlem biriminin desteğine ihtiyaç duymadan rapor alabilmeli, ad-hoc raporlama araçları ile TOPKIM’in anlık sorularına cevap bulabilmelilerdi. Hazırlanan standart raporlar hem şirket içinde, hem de şirket dışında web üzerinden raporlanabilmeliydi, bu sayede, yer ve zamandan bağımsız olarak şirket performansının takibi mümkün olabilecekti. Ayrıca, yapılacak raporlama ve planlamayı TOPKIM’in iş alanlarına ve prosedürlerine uygun bir şekilde gerçekleştirmek gerekmekteydi. Bunun yanında, sistemin planlamada simulasyon olanakları sağlaması ve yıl içerisinde yapılacak revizyonları desteklemesi çok önemliydi. Entegre bir çözüm ile raporlama ve planlama süreci kısaltılmalı, etkinliği arttırılmalı ve önceden belirlenmiş aralıklara göre görüntülenen verilerin güncel olmaları sağlanmalıydı. Satış raporlarına tüm bölge teşkilatının ve seyahat halindeki yetkililerin yetki ölçüleri içerisinde sorunsuzca ulaşabilmesi sağlanmalıydı.
Projenin Zorlukları
Ürünler, ecza depoları, satış personeli, v.b. veriler, şirket için kullanılan iki farklı sistemde farklı şekilde tanımlanmıştı. Ayrıca, her iki sistem, satış verilerini kendi çerçevelerinde değerlendirmekteydi ve dolayısıyla, sipariş ve satış işlemlerine entegre bir bakış açısı sağlanması gerekiyordu.
Çözüm
Proje; TOPKIM’de kullanılan LINK ve Saha Otomasyon sistemleri ile entegre bir şekilde çalışan, Microsoft ve MIS AG ürünlerinin kullanıldığı bir iş zekası çözümünün Nexum tarafından yapılandırılmasını içermekteydi. Proje süresince Nexum, kullanılacak MIS ürünlerini belirlemiş, ürünleri temin etmiş, ürünleri kurmuş, bu ürünler üzerinde istenilen raporlama ve planlama için gerekli analiz çalışmalarını gerçekleştirmiş, analiz sonuçlarından yola çıkarak raporlama ve planlama modelini oluşturmuş, operasyonal sistemlerden verilerin aktarılarak raporların düzgün şekilde çalıştırılmasını sağlamış ve son kullanıcıların ve IT bölümünün eğitimini vermiştir.
Microsoft’un iş zekası alanındaki çözüm ailesinden “Microsoft Analysis Services” ürününün kullanıldığı çözümde, çok boyutlu veri ambarına veriler muhasebe ve saha otomasyon programlarından aktarılmaktadır ve aynı zamanda MIS AG’nin OnVision raporlama sisteminden yararlanılmaktadır.
Sonuç
TOPKIM’in MIS projesini yapılandırması sonucunda şirketin bütünsel olarak raporlama ve planlama süreçlerinde gözle görülebilen gelişmeler meydana gelecektir. Öncelikle kullanıcılar istedikleri raporlara herhangi bir dış birime (ör. Bilgi işlem) gereksinim duymadan erişebilmektedirler. Bu da raporlamada verimliliği arttırmış ve kaynak kullanımının azalmasından ötürü doğrudan maliyetler de azalmıştır.
Üst düzey yetkililer için hazırlanan olan Yönetici Kokpiti sayesinde, yöneticiler şirketin önemli performans göstergelerine istedikleri an, internet erişimlerinin olduğu her yerden ulaşabilmektedirler. Erişecekleri veriler Link ile entegre olduğundan, istenildiği anda şirketin geldiği durum tek ekran üzerinden ulaşılacak raporlar aracılığıyla belirlenebilmektedir.
Excel’in aynı anda tek bir kullanıcı tarafından kullanılabilecek yapısından sonra, MIS’in sağladığı esneklik sayesinde, hem birden fazla kişi aynı anda raporlara ulaşabilmekte hem de raporlar erişim haklarına göre düzenlenebilmekte, böylece her kullanıcı sadece kendisini ilgilendiren raporlara erişebilmektedir.
