BAŞARI ÖYKÜLERİ
SETAŞ KİMYA MALİ YAPILANDIRMA PROJESİ
Setaş Kimya, 1966 yılında Tekstil boyarmadde ve kimyasal madde üretimi amacıyla kurulmuştur. İleriki yıllarda “dispers boya” araştırma ve geliştirme çalışmalarına başlayan ve bu konuda sektörün lider firması konumuna gelen Setaş Kimya, son yıllarda ürün gamını daha da geliştirmiş ve aşağıdaki konularda üretim yapmaya başlamıştır:
* Reaktif boya üretimi
* Organik sentetik pigment boya üretimi
* Polyester masterbatch üretimi
* Lif yağlama teknolojileri Setchem firması
* Elektrostatik toz boya üretimi Setacoat firması
Gereksinim
Setaş Kimya’da önceleri tek bir sistem bulunmuyordu. Lojistik sistemleri ve Muhasebe Sistemleri birbirine entegre değildi. Bu konuda büyük sıkıntılar yaşanıyordu. Ayrıca sadece satın alma maliyetleri hesaplanabiliyordu, üretim maliyetleri ise dönem sonlarında yüzdesel oranlarla bulunmaya çalışılıyordu. Setaş Kimya, öncelikle Kurumsal Kaynak Planlaması olarak Axapta’yı seçerek bu sıkıntıları çözmeyi hedeflemiştir. Bunun dışında mali süreçlerinin ERP üzerinde yeniden düzenlenmesi konusunda da bir ihtiyaç bulunmaktaydı. Bu çalışmayı yaparken sadece Vergi Usul Kanunu’naVUK uygun düzenlemeler değil, yakında uygulaması zorunlu olacak TMS-TFRSTürkiye Muhasebe Standartları/Türkiye Finansal Raporlama Standartları’ye uygun düzenlemeler de gerçekleşmeliydi. İşte bu nedenle Nexum’dan iş danışmanlığı almaya karar verdi.
Proje Kapsamı
Setaş Mali Yapılandırma Projesi öncelikle kavramsal tasarım aşaması ile başladı. Bu aşamada henüz Axapta danışmanları bulunmuyordu. Nexum Mali Danışmanlık Proje ekibi ile aşağıdaki konu başlıklarında iş süreçlerini düzenledi:
Finansal Muhasebe
* Genel Muhasebe
* Satın Alma Süreçleri ve Satıcı Cariler
* Satış Süreçleri ve Müşteri Cariler
* Hesap Planı
Maliyet Muhasebesi ve Stok Yönetimi
* Satın Alma Maliyetleri
* Üretim Maliyetleri
* Satış Maliyetleri
Duran Varlıklar
* Duran Varlık kod yapısının belirlenmesi
* Duran Varlıkların iki paralel muhasebe sisteminde de tek bir kartla takibi
* Duran Varlık satın alımları
* Amortisman ve itfa yöntemlerinin belirlenmesi, amortismanların ayrılması, itfaların yerine getirilmesi
* Duran Varlık değer düşüklükleri, ekspertiz çalışmaları sadece TMS-TFRS bazında
* Duran Varlık hareket raporları sadece TMS için gerekli
* Duran Varlık yenileme, ikame
* Duran Varlık satış, bilanço dışı bırakma
Yönetim Muhasebesi
* Masraf Yerleri Yapısının Oluşturulması
* Kar Merkezlerinin belirlenmesi
* Karlılık yapısında katkı paylı modelin sistem bazında alınmasının sağlanması
Bordro
TMS’ye uygun aktüeryal kıdem tazminatının hesaplanması ile ilgili Axapta danışmanı ile yürütülen ortak çalışmalar yapıldı.
Kavramsal Tasarım’dan sonra Axapta ile birlikte Modelleme aşamasına geçildi. Modelleme aşamasında da yukarıdaki konu başlıklarında önerilen iyileştirmelerin, Axapta sistemine nasıl uyumlandırılması konusunda yoğun çalışmalar yapıldı. Modelleme çalışmasından sonra Setaş Kimya tarafından Nexum’un Mali Danışmanlık Projesi onaylandı ve proje bitirildi.
Çözüm Bileşkeleri ve Kazanç
* Hesap Planı tamamen TFRS ve VUK gereksinimlerini karşılayacak şekilde düzenlenmiş ve Axapta üzerinde de bu şekilde modellenmiştir.
* Hesap Planı’nı baz alarak mali tabloların VUK ve TFRS bazında hazırlanması ise ana hatları ile aşağıdaki şekilde gerçekleşmiştir:
-VUK bazında mali tablolar: Ortak hesaplar+VUK hesapları
-TFRS bazında mali tablolar: Ortak hesaplar+TFRS hesapları
* TFRS ile ilgili tüm süreçler modüler bazda ele alınmış, belirlenmiştir. Süreçlere bağlı olarak hesaplar ve kayıt teknikleri üzerinde senaryolar bazında çalışılmıştır.
* Satın alma süreçleri aşağıdaki konu başlıklarında incelendi ve gerekli iyileştirmeler önerilmiştir:
-İç Satın Alma Duran Varlık satın alma süreçleri hariç
-Dış Satın alma
-Tedarik yan masraflarınıniç ya da dış piyasa stokların üzerine belli kriterlerle dağıtılması
-Satıcı ana veri kod yapısının belirlenmesi
-Mevcut Satın alma süreçlerindeki akışta oluşan problemlerin önlenmesi için bir takım workflow’lar tasarlandı. Modelleme aşamasında bu workflow’ların üzerinden gidildi ve sorun bazı yerlerde Axapta’daki standart onay mekanizmaları ya da programlar geliştirilerek çözüldü.
* Satış süreçleri aşağıdaki konu başlıklarında incelendi ve gerekli iyileştirmeler önerilmiştir:
-Tahsilatın daha kısa sürede gerçekleştirilmesine dair iyileştirmeler.
-Prim sisteminin tahsilat performansı ile ilişkilendirilmesi
-Alacak sigortalarının devreye alınması ve etkin bir şekilde kullanılması
-Sektöründe lider bir firma olarak müşteri seçiminde titiz olması
-Müşteri ana verilerinin kod yapısının belirlenmesi
-Şüpheli alacaklar takibi
-İhracat süreçlerinin iyileştirilmesi
Dokümantasyonlar
Proje ekibi için ileriki aşamalarda faydalanabileceği şekilde ve bir başucu kitabı kıvamında aşağıdaki dokümanlar hazırlanmıştır. Bu dokümanlar aşağıda sunulmuştur:
* Duran VarlıklarTFRS ve VUK bazında
* Ertelenen VergilerTFRS bazında
* Finansal AraçlarTFRS bazında
* Stoklar – Maliyetleme – Fiyatlandırma – Karlılık Tüm Muhasebe ve Maliyet prensiplerini içerecek şekilde
Proje Hakkında
Setaş Mali Yapılandırma Projesi Ocak 2008’de başlamış ve 30 Haziran 2008’de tamamlanmıştır.
Proje Ekibi
Setaş Kimya Mali Yapılandırma Proje Ekibi aşağıdaki kişilerden oluşmuştur:
* Proje Yöneticisi: Setaş Kimya IT Müdürü
* Mali İşler Müdürü
* Muhasebe Müdürü
* Nexum tarafında proje Finansal çözümler danışmanlık yöneticisi Şebnem Çelebi tarafından yürütülmüştür.
Metodoloji
Setaş Mali Yapılandırma Projesi proje ekibinin aktif katılımı ile interaktif bir ortamda başarı ile tamamlanmıştır. Proje Yönetimi haftalık statü raporları ve haftalık toplantı notları ile sürekli bilgilendirilmiştir. Axapta ile yapılan modelleme çalışmalarında Nexum’un ERP deneyimi de projeyi kolaylaştırıcı rol oynamıştır.
